В онлайн-офисе существует три основных уровня доступа: гость с правами только на просмотр, пользователь с базовыми привилегиями и администратор
Предоставление прав администратора
После того как участник портала добавлен на портал, он получает права пользователя или гостя.
Чтобы дать права администратора надо выполнить следующие шаги:
- переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки,
- выбрать опцию Права доступа на левой боковой панели,
- нажать на ссылку Показать рядом с заголовком Администраторы,
- нажать на ссылку Выбрать пользователя под списком администраторов,
- выбрать человека или нескольких человек сразу из существующих пользователей/гостей или создать нового администратора прямо здесь, нажав на ссылку Создать новый профиль,
- нажмите кнопку Сохранить,
- выбранный человек по умолчанию получит максимальный доступ ко всем модулям портала; для ограничения этого доступа снимите флажки, соответствующие тем модулям, к которым вы не хотите предоставлять доступ администратору.
Права доступа в модулях Документы, CRM, Сообщество, Люди и Почта
Такая структура прав доступа - гость/пользователь/администратор - действительна для следующих модулей портала:
- Документы
- CRM
- Сообщество
- Люди
- Почта
У гостей вообще нет доступа к модулям 'CRM', 'Люди' и 'Почта'. Они могут только просмотреть и отредактировать свой собственный профиль.
Основные права доступа перечислены в таблице ниже.
| Документы | CRM | Сообщество | Люди | Почта | |
|---|---|---|---|---|---|
| Гость | просмотр файлов, доступных всем участникам; скачивание файлов из папки 'Общие документы', а также документов, к которым гостю предоставили доступ | добавление комментариев к существующим записям, прикрепление файлов к комментариям | редактирование собственного профиля | ||
| Пользователь | создание/редактирование/управление/обмен файлами и папками в разделе 'Мои документы', просмотр файлов в разделе 'Общие документы' | добавление нового контента и редактирование собственных материалов | создание нового контента и редактирование собственных материалов | редактирование собственного профиля, просмотр профилей других участников | управление своими учетными записями почты, получение и отправка писем |
| Администратор модуля | + создание/редактирование/управление/обмен файлами и папками в разделе 'Общие документы' |
+ настройка параметров модуля, импорт/экспорт данных, массовая рассылка email-сообщений контактам CRM, просмотр/редактирование всего контента в модуле |
+ модерация всего контента в модуле |
+ добавление/приглашение участников, создание групп и редактирование профилей других участников |
+ управление Почтовым сервером (добавление своего домена, создание почтовых ящиков, почтовых групп) и общими настройками почты |
Права доступа в модуле Проекты
Структура прав доступа в модуле Проекты более сложная и включает пять уровней:
- гость - сторонний пользователь с правами только на просмотр
- пользователь - участник портала, не принимающий участия ни в одном (или в каком-то конкретном) проекте
- участник команды проекта
- менеджер проекта
- администратор модуля
Основные права доступа перечислены в таблице ниже.
| Гость/Пользователь | Участник команды | Менеджер проекта | Администратор модуля |
|---|---|---|---|
| просмотр проектов, доступных всем участникам портала, или приватных (в которых он является участником команды); комментирование задач и обсуждений, относящихся к доступным для него проектам, а также подписка на эти задачи и обсуждения | + создание/назначение/управление собственными задачами, создание обсуждений, добавление/удаление собственных файлов |
+ управление командой проекта, создание/редактирование всего контента проекта, изменение статуса проекта, определение прав доступа для участников команды (только для приватных проектов) |
+ создание/редактирование/удаление любого проекта, назначение менеджеров проектов, создание/редактирование шаблонов проектов |
Инструменты онлайн-офиса - Почта, Чат, Календарь, Лента - доступны всем пользователям портала. Гости могут пользоваться всеми инструментами, кроме Почты.