Вы можете настроить права доступа к файлам, сохраненным в разделе Мои документы, так чтобы какой-то участник портала или их группа могли просматривать или редактировать ваши файлы.
Администратор модуля или администратор с полным доступом может задавать настройки доступа в разделе Общие.
Уровни прав доступа
Существует три основных уровня прав доступа: редактирование (чтение и запись), ограниченное редактирование и просмотр (чтение). В модуле Документы можно предоставить следующие права доступа к файлу:
Полный доступ - пользователь или группа смогут просматривать и редактировать документ, а также предоставлять доступ к этому документу. Будут доступны все возможности редактирования, включая функции рецензирования, заполнения форм и комментирования.- Ограниченное редактирование: Рецензирование, Заполнение форм, Пользовательский фильтр и Комментирование. Эти права доступа позволяют ограничить для пользователей возможность изменения файла, к которому предоставлен доступ.
Рецензирование - пользователь или группа смогут просматривать и изменять документ, не редактируя его непосредственно. Также будет доступно заполнение форм и комментирование, но все изменения, внесенные рецензентом, будут зафиксированы и показаны владельцу документа (или тому, у кого есть полный доступ), чтобы он мог принять или отклонить их.
Заполнение форм - пользователь или группа смогут только просматривать документ и заполнять формы, вставленные в документ. Все остальные возможности редактирования, кроме ввода текста в формы, будут недоступны.
Пользовательский фильтр - изменения, внесенные пользователем в фильтры электронной таблицы, будут применяться только для текущего пользователя. Все остальные возможности редактирования будут доступны.
Комментирование - пользователь или группа смогут только просматривать документ и добавлять комментарии и управлять ими (редактировать или удалять комментарии, добавлять ответы или закрывать обсуждение). Все остальные возможности редактирования, кроме работы с комментариями, будут недоступны.
Опции Рецензирование и Заполнение форм доступны только для файлов в формате .docx. Опция Пользовательский фильтр доступна только для файлов в формате .xlsx.
Только чтение - пользователь или группа смогут только просматривать документ. В этом случае возможности редактирования недоступны, и документ нельзя изменить.
Для гостей можно предоставить только права доступа Только чтение.
Доступ запрещен - эта опция используется, чтобы запретить доступ, ранее предоставленный пользователю или группе.
В следующей таблице показано, какие действия может выполнить пользователь в зависимости от предоставленных ему прав доступа:
| Просмотр документа | Работа с комментариями | Заполнение форм | Редактирование документа | |
|---|---|---|---|---|
| Полный доступ | + | + | + | + |
| Рецензирование | + | + | +* | +* |
| Заполнение форм | + | - | + | - |
| Пользовательский фильтр | + | + | неприменимо | + |
| Комментирование | + | + | - | - |
| Только чтение | + | - | - | - |
* - владелец файла или тот, у кого есть полный доступ к файлу, должен просмотреть все изменения и принять или отклонить их.
В следующей таблице показано, какие права доступа можно применить в зависимости от формата файлов:
| Права доступа | Форматы файлов |
|---|---|
| Полный доступ | Все форматы* |
| Рецензирование | .docx |
| Заполнение форм | .docx |
| Пользовательский фильтр | .xlsx |
| Комментирование | .docx, .xlsx, .pptx |
| Только чтение | Все форматы |
| Доступ запрещен | Все форматы |
* - в Персональном облаке полный доступ можно применить только к тем форматам файлов, которые можно открыть в онлайн-редакторах на редактирование или просмотр.
Если требуется предоставить доступ к папке, можно выбрать один из следующих типов доступа: Полный доступ, Только чтение и Доступ запрещен.
СНАЧАЛА НЕОБХОДИМО предоставить доступ к файлу или папке
Найдите файл (или папку), к которому требуется открыть доступ, и нажмите кнопку 
Доступ справа от его названия. В открывшемся окне 'Настройки совместного доступа' вы можете:
- предоставить доступ к файлу или папке для пользователей портала или групп
- предоставить доступ к файлу кому угодно (в том числе тем людям, которые не зарегистрированы на портале)
- поделившись ссылкой на документ
- встроив документ в веб-страницу
Если к файлу предоставлен доступ, значок 
Доступ справа от его названия подсвечивается более темным цветом.
Доступ на портале (только для пользователей портала)
Если требуется предоставить доступ только тем людям, которые могут войти на ваш портал:
- Задайте тип доступа по умолчанию для всех людей или групп, которым вы хотите предоставить доступ к документу. По умолчанию выбрана опция Только чтение. Нажмите на значок рядом с кнопкой Добавить пользователей или Добавить группы и выберите нужный вариант: Полный доступ, Рецензирование, Заполнение форм, Пользовательский фильтр, Комментирование, Только чтение или Доступ запрещен. Доступные опции могут различаться в зависимости от типа файла.
- Нажмите на кнопку Добавить пользователей или Добавить группы, чтобы открыть список пользователей или групп.
- Отметьте галочками людей или группы, которым вы хотите предоставить доступ к документу, и нажмите кнопку Сохранить.
При добавлении пользователей можно отмечать их по одному, используя поле фильтра наверху, чтобы облегчить поиск. Можно также отметить справа нужную группу или опцию Выбрать все, чтобы добавить всех пользователей из выбранной группы или всех пользователей портала соответственно.
- При необходимости измените параметры прав доступа для каждого конкретного пользователя или группы, выбрав одну из доступных опций из выпадающего списка рядом с именем человека или названием группы.
Чтобы удалить пользователя или группу из списка, используйте значок
.
Вместо того, чтобы добавлять каждого участника в отдельности, можно предоставить доступ всем участникам портала, кроме некоторых из них или кроме определенной группы. Для этого нажмите на кнопку 'Добавить группы', выберите группу 'Все' и задайте для нее нужный тип доступа. Затем добавьте определенную группу или пользователя, используя одну из кнопок, и выберите опцию 'Доступ запрещен'.
- Оставьте отмеченной опцию Отправить оповещение, чтобы отправить по электронной почте стандартное сообщение тем, кому вы предоставили доступ к документу.
- Нажмите на ссылку Добавить сообщение, чтобы добавить к стандартному оповещению по электронной почте свой собственный текст.
- Нажмите кнопку Сохранить внизу окна.
Каждый пользователь портала, которому вы предоставили доступ к файлу, может найти этот документ в разделе Доступно для меня.
Если вам надо получить ссылку на файл, к которому вы предоставили доступ, чтобы можно было отправить эту ссылку пользователям портала, нажмите на значок 
в окне 'Настройки совместного доступа'. Ссылка будет скопирована в буфер обмена.
Доступ с помощью ссылки
Чтобы иметь возможность предоставить доступ к файлу всем, у кого есть ссылка на него, или встроить файл в веб-страницу, чтобы любой посетитель этой страницы смог просмотреть документ, нажмите на переключатель Доступ по внешней ссылке в окне 'Настройки администратора' - после этого будут отображены доступные параметры.
Предоставление ссылки на документ
- Определите тип доступа, выбрав из списка рядом с надписью Доступ по внешней ссылке опцию Полный доступ, Рецензирование, Заполнение форм, Пользовательский фильтр, Комментирование или Только чтение. Доступные опции могут различаться в зависимости от типа файла.
- Используйте опцию Сократить, чтобы получить укороченную ссылку.
- Выберите, каким образом вы хотите предоставить доступ к документу:
- Скопируйте ссылку в буфер обмена, чтобы разослать ее с помощью мессенджера или любым другим способом.
- Нажмите на значок
, чтобы отправить ссылку по электронной почте. Если вы уже используете модуль Почта, в новой вкладке откроется шаблон сообщения. Вы можете указать адреса электронной почты, на которые надо отправить ссылку, отредактировать сопутствующее сообщение и нажать кнопку Отправить.
В поле Кому: введите адрес электронной почты того человека, которому надо отправить ссылку. Вы можете начать вводить адрес электронной почты или имя получателя и выбрать нужный адрес из списка. По мере ввода в нем отображаются адреса, сохраненные в адресной книге, которые соответствуют введенным символам (а именно, ваши личные контакты, контакты портала и модуля CRM, а также адреса электронной почты, на которые вы уже отправляли письма).
Вы можете добавить любое количество получателей. Выберите из списка несколько адресов поочередно или введите несколько новых адресов через запятую. Если адрес введен неправильно, блок адреса будет выделен красным цветом. Чтобы отредактировать адрес, дважды щелкните по нужному блоку. Чтобы удалить адрес, нажмите значок
. - Нажмите на один из значков социальных сетей, чтобы поделиться ссылкой через ваш аккаунт в соответствующей социальной сети.
- Закройте окно 'Настройки совместного доступа', нажав на кнопку Закрыть.
Чтобы запретить ранее предоставленный доступ к документу по ссылке, можно выбрать из списка опцию Запретить доступ или еще раз нажать на переключатель Доступ по внешней ссылке, чтобы отключить эту возможность.
Получение кода для встраивания
- Нажмите на ссылку Встраивание документа в правой части окна.
- Выберите один из доступных размеров для окна просмотрщика документа или задайте пользовательскую ширину и высоту.
- Скопируйте код для встраивания и вставьте его на свою веб-страницу.
- Закройте окно, нажав на кнопку Закрыть.
Если вы удалите этот документ, переключитесь в окне 'Настройки совместного доступа' на опцию 'Запретить доступ' или отключите опцию Доступ по внешней ссылке, посетители веб-страницы не смогут просматривать документ.